Personvern og informasjonskapslar

Opplysningar i dokument som vi får frå deg og registrerar i arkivet vårt, er offentlege, med mindre vi har heimel i lov til at dei kan haldast utanfor offentlegheit. Dette betyr at media, næringsdrivande eller andre kan be om innsyn og få utlevert klagar du har sendt til oss.

Namnet ditt og dei andre personopplysningane du har gitt oss vil gå fram av dokumenta vi utleverer til dei som har bede om innsyn, eller til ein næringsdrivande når vi tek opp ei sak til behandling, – med mindre vi har heimel i lov til at dei kan haldast utanfor offentlegheit.

Postjournalen vår er tilgjengeleg på Internett via eInnsyn. Her kan alle søkje etter dokument og be om innsyn. Namnet ditt vil vere synleg ved eInnsyn. Namnet ditt er berre søkbart på eInnsyn i 12 månader. Om nokon søker på namnet ditt i eInnsyn etter dette, vil dei ikkje få nokre treff, sjølv om namnet framleis står på saka. Andre personopplysningar vil ikkje komme opp ved søk i denne portalen. 

Personvernreglane gir alle grunnleggande rettar knytt til behandlinga av eigne personopplysningar i ei verksemd. Dei som er registrerte i eit av systema til Forbrukartilsynet, har rett på innsyn i eigne personopplysningar. Ein har òg krav på at urette eller ufullstendige opplysningar, og opplysningar som Forbrukartilsynet ikkje har lov til å behandle, blir retta, sletta eller supplerte. Du kan ta rettane dine i bruk ved å sende ein e-post til post@forbrukertilsynet.no, eller kontakte personvernombodet vårt.

For at Forbrukartilsynet skal kunne utføre dei lovpålagde oppgåvene våre som tilsynsmyndigheit og oppfylle krava i offentleglova og arkivlova, treng vi å registrere ein del personopplysningar. Dette kan for eksempel vere namn, adresse, telefonnummer, e-postadresse og anna relevant informasjon som går fram av dokument vi får. Forbrukartilsynet registrerer opplysningar i det elektroniske saksbehandlingssystemet Insights, og i det elektroniske arkivet Documaster. Arkiveringa følgjer offentlege standardar (NOARK) og reglane i arkivlova og personopplysningslova. Samarbeidet med leverandørane blir regulert av eigne databehandlaravtalar. Leverandørane utleverer ikkje opplysningar til tredjepartar. 

Dei fleste tek kontakt med Forbrukartilsynet ved å fylle ut skjema som ligg på forbrukertilsynet.no. Når du kontaktar oss, blir førespurnaden automatisk oppretta i saksbehandlingssystemet vårt. Alle førespurnader blir lagra og oppbevart i tråd med arkivlova. Forbrukartilsynet arkiverer alle dokument som er viktige for saksbehandling og som har verdi som dokumentasjon. Det formelle og overordna ansvaret for arkivet ligg hos leiinga i Forbrukartilsynet jf. Forskrift om offentlege arkiv § 1 (2). 

Når Forbrukartilsynet behandlar tvistar eller fører tilsyn, behandlar vi opplysningar som er nødvendige for å kunne behandle saka. Dette kan for eksempel vere informasjon om kontaktperson og andre tilsette i ei verksemd. Det kan òg inkludere opplysningar om lovbrot, helseopplysningar, opplysningar om arbeidsforhold mm. 

Alle krav om innsyn blir behandla etter reglane i offentleglova og forvaltningslova. Opplysningar som er nødvendige for behandling av klagesaker vil bli utlevert til Marknadsrådet som er Forbrukartilsynet sitt klageorgan. I saker der det er klaga på næringsdrivande i andre EU/EØS-land vil opplysningar kunne bli utlevert til forbrukarmyndigheita i landet der den næringsdrivande er etablert. Opplysningar kan òg bli utlevert til andre norske tilsynsmyndigheiter. 

Opplysningane blir lagra så lenge saka er under behandling. Dersom saka er journalpliktig vil opplysningane blir lagra i 25 år. 

Personvernforordninga artikkel 6 nr. 1 bokstav e tillèt Forbrukartilsynet å behandle opplysningar for utøving av offentleg myndigheit. Artikkel 6 nr. 1 bokstav c, tillèt oss å behandle opplysningar for å oppfylle rettslege plikter. Dersom førespurnaden din inneheld særlege kategoriar av personopplysningar, er behandlingsgrunnlaget vårt personvernforordninga artikkel 9 nr. 2 bokstav g. 

Den offentlege postjournalen til Forbrukartilsynet er tilgjengeleg for publikum på den felles offentlege portalen Einnsyn. Journalen inneheld opplysningar om avsendar, mottakar og overskrift på saksdokument.

I offentlegforskrifta § 7, jf. § 6 fjerde ledd, er det spesifisert ein del opplysningar som ikkje skal vere synlege i offentleg journal og journalar som blir lagt ut på nettet. Vidare er det fastsett at personnamn ikkje skal kunne søkast fram i eInnsyn når innførselen er eldre enn eit år.  

Behandlingsgrunnlaget for dette er personvernforordninga artikkel 6 nr. 1 c), nødvendig for å oppfylle ein rettsleg forplikting jf. offentlegforskrifta § 6.

Alle har rett til innsyn i dokumenta i saka og opplysningar etter offentleglova. Unntak gjeld for teiepliktige opplysningar. Retten til innsyn gjeld frå det tidspunktet dokumenta er registrerte. Det er med andre ord mogleg å be om innsyn i saker sjølv om desse ikkje er avslutta.

Opplysningar og dokument i klagesaker blir ikkje sletta, men blir lagra i klagesaksbasen.

Når du kontaktar oss for rettleiing, behandlar vi opplysningane for å kunne svare på dine spørsmål. Opplysningane vi lagrar er nødvendig for å kunne svare på din førespurnad. Dersom du kontaktar oss per e-post, vil vi lagre din førespurnad, svaret vårt og e-postadressa di. E-postar blir behandla i samsvar med det som står i avsnittet «E-post» under.

E-postar i saker blir registrert og behandla i samsvar med det som står under avsnittet «Saksbehandling og arkiv». I arkivsystemet vårt er det lagt inn ein sperringsfunksjon for teiepliktig informasjon som vi mottek mellom anna i e-post. Denne pålegg saksbehandlarar og arkivtilsette å skjerme desse opplysningane. E-posten blir da sperra for utsending.

Andre e-postar vi får og svarer på, blir bevarte i e-postsystemet vårt, utan tilgang frå andre. Den enkelte tilsette er ansvarleg for å jamleg slette meldingar som ikkje lenger er aktuelle. Når nokon sluttar i stillinga si hos Forbrukartilsynet blir e-postkontoen deira sletta, men enkelte e-postar som det er nødvendig å ta vare på vil normalt bli overført til kollegaer.

Vanleg e-post er ukrypterte, og det er difor viktig at dokument som inneheld teiepliktige, sensitive eller andre fortrulege opplysningar, blir sende til Forbrukartilsynet på annan måte enn gjennom e-post.

Telefonkontakt blir ikkje registrert hos oss med mindre det gjeld ei konkret klagesak. Kontakt i konkrete klagesaker som kjem på telefon, blir registrert som eit notat som blir lagt på klagesaka. Vi nyttar Telenor si sentralbordløysing, og her gjeld Telenor sine vilkår for bedriftskundar.

Telefonsamtalar (telefonnummer frå og til, samt tidspunkt for samtala) loggas i Telenor sin telefonsentral. Her gjelder Telenor sine retningslinjer for personvern. Denne loggen er nødvendig for administrasjon og drift av systemet, samt at den nyttast som grunnlag for statistikk på aggregert nivå. I tillegg har tilsette ei oversikt over dei siste oppringingane på sine telefonar.

Behandlingsgrunnlaget for dette er personvernforordninga artikkel 6 nr. 1 f), som tillèt oss å behandle opplysningar som er nødvendig for å vareta ein rettkommen interesse som veier tyngre enn omsynet til den enkelte sitt personvern. Den rettkomne interesse er å administrere telefonisystema.

Stillingssøknadar blir registrerte i postjournalen i arkiv – og saksbehandlingssystemet Websak, utan at namnet på søkjaren går fram. Det blir likevel gitt innsyn i søkjarlista på førespurnad. Søknadene blir deretter kasserte eller sletta etter statens felles kassasjonsreglar for statsforvaltninga.

Dersom du søker jobb hos Forbrukartilsynet, må vi å behandle opplysningar om deg for å vurdere søknaden din.

Behandlingsgrunnlaget for dette er personvernforordninga artikkel 6 nr. 1 b) – behandlinga er nødvendig for å oppfylle ei avtale den registrerte er part i, eller for å gjennomføre tiltak på den registrertes oppmoding før ein avtaleinngåing. Dersom din søknad inneheld særlige kategoriar av personopplysningar, er behandlingsgrunnlaget vårt personvernforordninga artikkel 9 nr. 2 b) og h).

Stillingssøkjarar blir òg bedne om å opprette konto og logge seg inn med eige passord på tenesta Jobbnorge.no for å kunne sende inn, endre eller slette søknader. Ved bruk av denne tenesta gjeld tenesteytaren sine retningslinjer for behandling av personopplysningar: https://www.jobbnorge.no/personvern

Alle førespurnadar frå media blir registrert i verktøyet Medieloggen. Vi registrerer namn, redaksjon, kontaktinformasjon, kva førespurnaden gjeld og eventuell skriftleg dialog med journalisten. Dette gjer vi for å kunne svare godt og effektivt på førespurnadar frå pressa.

Informasjonen som blir logga er berre tilgjengeleg for dei som jobbar med pressekontakt i Forbrukartilsynet, og vil ikkje bli utlevert til andre. Alle opplysningar om pressekontakt blir automatisk sletta etter 400 dagar.

Dersom du ikkje ønsker at kontaktinformasjonen din eller førespurnaden din skal loggast, eller du ønsker at vi skal slette opplysningar frå tidlegare førespurnadar, kan du ta kontakt med ein av pressekontaktane våre.