Trinn 1: Forankre ansvarlighet

Aktsomhetsvurderinger starter med at virksomheten forankrer ansvarlighet i retningslinjene sine. Konseptet “ansvarlig næringsliv” skal forankres hos ledelsen og formelt på papiret.

Dere må sette dere noen overordnede mål for hvordan dere skal unngå og forebygge skade. Disse overordnede målene må også utdypes, og følges opp med konkrete handlinger virksomheten forplikter seg til å utføre.

Lag retningslinjer for ansvarlig næringsliv

Dere kan oppdatere virksomhetens eksisterende retningslinjer slik at de er i tråd med åpenhetsloven, eller utvikle nye. Retningslinjene skal være basert på åpenhetsloven og OECDs retningslinjer. De skal omfatte hele virksomheten, leverandørkjeden og alle forretningspartnerne deres. 

Retningslinjene må inneholde:

• hvordan dere skal opptre ansvarlig,
• deres forventninger til ansvarlighet hos leverandører og forretningspartnere, og
• deres planer for aktsomhetsvurderinger.

OECDs veiledning omfatter mer enn «bare» grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold som åpenhetsloven gjelder. Vi oppfordrer dere allikevel til å følge OECDs retningslinjer i sin helhet. Dette vil være en fordel når det gjelder for eksempel EU-regulering som er på vei, og som vil strekke seg lengere enn åpenhetsloven.

Noen nyttige tips:

• Innled dialog med berørte interessenter for å finne ut hvilken risiko virksomheten står overfor og hvordan dere kan håndtere denne. Interessenter er personer eller grupper som kan påvirkes av aktiviteten til virksomheten og partnerne deres, og relevante interessenter her kan for eksempel være arbeidstakere og fagforeninger. Du kan lese mer om interessentdialog i trinn 2.
• Forklar i retningslinjene hvordan dere prioriterer i virksomhetens aktsomhetsvurderinger. Det vil si hvorfor enkelte typer risiko anses å være mer vesentlige enn andre.
• Lag spesifikke retningslinjer på virksomhetens mest vesentlige risikoer basert på risikokartleggingen.
• Forplikt dere til å høre og behandle alle klager dere mottar fra berørte interessenter.

Dere bør være forberedt på å justere retningslinjene når dere kommer i gang med kartlegging og iverksetting av tiltak, og når risikoen endrer seg.

Vedta retningslinjene og plasser ansvar

I startfasen er det særlig viktig at dere forankrer retningslinjene hos ledelsen, og fordeler arbeidet ut fra enhetenes ansvarsområde. Målet er at retningslinjene blir en del av den ordinære forretningsdriften. Det vil si at alle bidrar til at virksomheten respekterer grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold ved å gjøre det de kan i jobben sin for å promotere dette.

Hvem har ansvaret?

Ansvaret for å gjennomføre aktsomhetsvurderingene må være tydelig plassert i virksomheten. Alle involverte må vite hva de skal gjøre. Arbeidet med aktsomhetsvurderinger vil bli lettere når alle involverte får eierskap til prosessen og forstår hensikten med å gjennomføre aktsomhetsvurderinger.

Ledere og andre som bør involveres i arbeidet med retningslinjene:

• De som foretar beslutninger på høyt nivå, som regel styret og toppledelse.
• De som har ansvar for etterlevelse av lover og retningslinjer i virksomheten (“compliance”). Dette kan være juridisk enhet, personalenheten eller lokal ledelse.
• De som tar beslutninger om nye forretningsforbindelser. Det kan være enhetene som har ansvar for innkjøp, anbud, salg og investering.
• De som har ansvar for utvikling og tilsyn med produkter og operasjoner knyttet til risiko. Det kan være produktdesigner, operasjonelle og faglige ledere.
• De som er ansvarlige for salg og markedsføring av produkter eller tjenester.

Du finner flere eksempler på avdelinger og funksjoner som kan være relevante i aktsomhetsvurderinger i OECDs veileder.

Vedta retningslinjer og rutiner

Retningslinjene og planer for aktsomhetsvurderinger må vedtas på et styremøte eller møte for deltakere/ medlemmer hvis det er slik virksomheten er organisert. Lag et skriftlig referat av møtet og vedtaket.

• Gi toppledelsen ansvar for aktsomhetsvurderinger. Styret bør ha det overordnet ansvaret for å følge opp dette arbeidet.
• Lag rapporteringssystemer for å samle informasjon om virksomhetens arbeid med aktsomhetsvurderinger.
• Legg til rette for at ledelsen og de avdelingene som er involvert deler informasjon og kommuniserer med hverandre.
• Gi relevante arbeidstakere opplæring og tilstrekkelige ressurser til å gjennomføre aktsomhetsvurderinger
• Tilpass klageordninger til å omfatte spørsmål og klager knyttet til ansvarlig næringsliv
• Gjør tiltak for å forbedre områder hvor retningslinjene for ansvarlighet ikke blir etterlevd. Forsøk å forstå og adressere problemer som oppstår på grunn av forretningspraksisen deres. Sen endring av ordre og korte frister kan for eksempel øke risikoen for tvungen bruk av overtid i leverandørkjeden.
• Lag incentivordninger som samsvarer med retningslinjene og belønner arbeid som promoterer respekt for menneskerettigheter. Disse kan omfatte både egen virksomhet, leverandører og forretningspartnere.

Gjør retningslinjene kjent!

Kommuniser retningslinjene internt til deres egne ansatte på intranett, personalmøter eller ved opplæring av nye ansatte. Sett gjerne av tid til intern kommunikasjon om retningslinjene i den årlige handlingsplanen. 

Kommuniser intensjonene med retningslinjene til leverandører og forretningspartnere. Dere bør være tydelige på betingelser og forventninger rundt ansvarlig næringsliv.

Gjør retningslinjene offentlig tilgjengelig på nettside og/eller sosiale medier. Dere bør kommunisere retningslinjene på virksomhetens arbeidsspråk, men dere oppfordres til å oversette dem til lokale språk når det er relevant. 

Innarbeid retningslinjene i avtaler med leverandører og forretningspartnere

Slik formidler dere retningslinjene

Forventningene dere har til nye forretningspartnere og leverandører kan formidles og avtales gjennom formelle kontrakter eller gjennom annen dokumentasjon.

Her er eksempler på relevante dokumenter hvor dere kan tydeliggjøre retningslinjene, og sette betingelser og forventninger rundt ansvarlig næringsliv:

• retningslinjer (Supplier Code of Conducts),
• joint venture-kontrakter,
• varsel til investorer.

Kommuniser forventningene til leverandører og forretningspartnere skriftlig. Disse kan inkludere:

• at retningslinjer for ansvarlig næringsliv skal overholdes
• at det forventes åpenhet, oppfølging og rapportering
• informasjon om hvordan ansvarlighet formidles videre i leverandørkjeden
• informasjon om at manglende overholdelse av virksomhetens retningslinjer gir grunnlag for å avslutte kontrakten.

Sørg for at retningslinjene blir fulgt

Bidra med tilstrekkelig ressurser og opplæring til at leverandører og forretningspartnere kan forstå retningslinjene og, gjennomføre egne aktsomhetsvurderinger.

Dere bør forsøke å identifisere mulige faktorer som hindrer leverandørene i å oppfylle forventningene. Gå kritisk gjennom deres egen innkjøpspraksis og kommersielle incentivordninger.

Mange leverandører har flere ulike kunder, og leverer tjenester og produkter til flere bransjer. De kan derfor bli møtt med motstridende forventninger fra kundene. Dette kan gjøre det utfordrende for dere å sikre etterlevelse av virksomhetens retningslinjer gjennom hele leverandørkjeden.

Vi anbefaler derfor følgende:

• Tilpass retningslinjene deres til relevante internasjonale og industrielle standarder 
• Samarbeid med andre bransjeaktører om felles forventninger til leverandører 
• Samarbeid med forretningspartnere om hvordan dere sammen kan redusere motstridende krav til leverandører

Sett en standard

Når dere skal lage avtaler med nye leverandører og forretningspartnere bør dere vurdere samarbeidspartnere etter hvordan de jobber med ansvarlig næringsliv. Dette kan dere gjøre for eksempel ved å bruke prekvalifikasjonsprosesser, anbudskriterier eller screeningkriterier som inkluderer temaer om ansvarlig næringsliv.