Trinn 3: Iverksett tiltak

I Trinn 2 identifiserte dere negative konsekvenser for grunnleggende menneskerettigheter og anstendig arbeidsliv. Her ser vi nærmere på hvilke tiltak dere kan iverksette for å håndtere disse konsekvensene.

Hvilke tiltak skal dere iverksette?  

Når dere skal finne egnede tiltak for å stanse, forebygge eller begrense negative konsekvenser, må dere ta utgangspunkt i prioriteringene og vurderingene dere gjorde i kartleggingsfasen (Trinn 2).

Hva slags tiltak dere bør iverksette, kommer blant annet an på hvilken relasjon dere som virksomhet har til de negative konsekvensene dere oppdaget under kartleggingen.  

Har dere forårsaket konsekvensene, bidratt til dem eller er dere direkte knyttet til dem gjennom leverandørkjeder eller forretningspartnere?

Jo nærmere skaden dere er, jo mer ansvar vil dere ha for å rydde opp.

Eksempler på tiltak

Det er mye en virksomhet kan gjøre for å forebygge, begrense eller utbedre negative konsekvenser for menneskerettigheter og arbeidsforhold. Dere kan for eksempel:

• tilpasse aktiviteter, for eksempel endre en produksjonsprosess for å unngå bruk av giftige stoffer
• oppgradere anlegg
• lære opp egne ansatte og underleverandører om ansvarlig næringsliv
• forhåndskvalifisere leverandører
• konsolidere leverandørene, dvs. bruke så få leverandører som mulig
• etablere insentivordninger som belønner arbeid med ansvarlig næringsliv
• bli kjent med leverandørene og skape langsiktige forbindelser
• samarbeide på tvers av bransjer for å være flere som vil få til forbedring
• engasjere lokale myndigheter der det er mulig for å fremme relevante tiltak (lobbyvirksomhet)
• identifisere og knytte dere til eksisterende effektive tiltak

Slike tiltak kan med fordel innarbeides tidlig i prosessen, for eksempel ved design av et produkt. Da kan dere unngå risiko framover i tid. Når dere skal avgjøre om dere skal ta et produkt fra design til utvikling, bør dere vurdere risiko knyttet til ansvarlighet på lik linje som forhold som egnethet, kostnad og etterspørsel.

Prioritering av tiltak

Dersom det ikke er mulig å rette opp alle potensielle eller faktiske negative konsekvenser for menneskerettigheter og anstendig arbeidsforhold umiddelbart, må dere velge hvilke områder dere prioriterer å iverksette tiltak på, og synliggjøre dette.

For eksempel kan det hende at dere må stanse flere aktiviteter. Alvorlighetsgrad, omfang og sannsynlighet for negative konsekvenser bør være styrende når dere prioriterer hvilken aktivitet som skal stanses først. Når det gjelder menneskerettigheter, er alvorlighetsgraden viktigere enn sannsynligheten. Der prioritering er nødvendig bør dere altså starte med de konsekvensene som vil være mest alvorlige.

Stanse først, så forebygge

Der dere selv forårsaker en negativ konsekvens for menneskerettigheter eller anstendige arbeidsforhold, må dere stanse aktiviteten. Det samme gjelder der dere bidrar til en negativ konsekvens.

Kanskje dere må stanse en produksjonsprosess som har vist seg å være helseskadelig på grunn av bruk av giftige stoffer, eller stoppe en praksis som forårsaker diskriminering av kvinner.

Virksomheten skal også utarbeide og gjennomføre planer for å forebygge og redusere potensielle negative konsekvenser, men det er viktig at aktivitetene som faktisk forårsaker skader stoppes først.

Der dere bidrar til negative konsekvenser og det ikke er mulig å stanse aktiviteten helt, må dere begrense disse konsekvensene så mye som mulig. Deres innflytelse (eller mangel på det) over den andre som forårsaker skaden er en viktig faktor her.

Ansvar

Det er toppledelsens ansvar å stanse aktiviteter som forårsaker eller bidrar til negative konsekvenser for menneskerettigheter og arbeidsforhold.

Ledelsen må også sørge for at dere unngår aktiviteter som kan ha negative konsekvenser i fremtiden.

Handlingsplan

Der aktiviteter er spesielt komplekse eller vanskelige å stanse, bør selskapet utarbeide en handlingsplan for å stanse dem. Involver intern juridisk kompetanse, interessenter og rettighetshavere.

Justering av retningslinjer

Dersom et identifisert risikoområde er nytt for dere, må dere oppdatere retningslinjene for ansvarlighet. Dette for å unngå at dere forårsaker, bidrar til eller er knyttet til samme risiko i fremtiden. For eksempel kan dere ta med kunnskap om den identifiserte risikoen i innkjøpsrutinene eller ved vurdering av nye leverandører.

Kompetanseheving

Gjennom opplæring av egne ansatte kan dere være i bedre stand til å minimere risikoen i fremtiden, og følge med på utviklingen av iverksatte tiltak.

Snakk med berørte parter

For å få en dypere innsikt i konsekvensene som er identifisert er det viktig å ha dialog med berørte interessenter og rettighetshavere (eller personer og organisasjoner som representerer dem). Informasjonen dere innhenter kan hjelpe dere i å finne riktig tiltak.

Oppdater systemer

Bruk informasjon dere har fått gjennom kartleggingen til å oppdatere og styrke systemer for å overvåke og flagge fremtidig risiko før skade oppstår.

Bransjeinitiativ

Dersom risikoen er kollektiv, altså hvor din virksomhet er en av flere som bidrar til den negative påvirkningen, bør dere involvere flere gjennom et bransjeinitiativ. Dette gjelder for eksempel bransjerisiko eller geografisk risiko.

Ansvarlig innkjøpspraksis

Vurder om innkjøpspraksisen deres bidrar til skade. Spør leverandørene eller hent informasjon anonymt, for eksempel gjennom undersøkelser. Følg med på indikatorer for skadelig innkjøpspraksis.

Hvor mange prosent av ordrene er plassert sent? Hvor stor andel av ordrene endrer dere i etterkant? Dersom det ofte skjer endringer gjennom innkjøpsprosessene deres, prøv å forbedre disse og gjøre dem mer forutsigbare for leverandøren.

Tiltaksplan

Lag en tiltaksplan som beskriver hvilke tiltak dere setter i gang med og hvilke dere planlegger. Tiltaksplanen skal inneholde disse hovedelementene:

• hvilke identifiserte risikoområder dere har prioritert og hvorfor
• hvilken relasjon dere har til konsekvensene det skal iverksettes tiltak mot
• begrunnelse for hvilket tiltaksnivå dere velger å legge dere på i møte med konsekvensene
• hvilke tiltak dere vil iverksette
• hvem som har ansvar for å iverksette og gjennomføre tiltak
• hvilke endringer dere vil gjøre i egne retningslinjer
• hvilke planer dere har for opplæring av relevante ansatte og ledere på risikoområdet det skal utføres tiltak mot
•  informasjon om dialogen dere har hatt/ skal ha med berørte parter
• forventninger til leverandører og andre forretningspartnere.

Bruk innflytelsen deres!

Når de negative konsekvensene er direkte knyttet til deres forretningsvirksomhet, produkter eller tjenester gjennom leverandørkjeder eller forretningspartnere, må dere bruke innflytelsen deres til å påvirke den som forårsaker konsekvensene. Ut fra konsekvensens alvorlighet må dere vurdere hva som skal skje med forretningsforholdet mellom dere og forretningspartner eller leverandør.

Skal forholdet opprettholdes mens risikoreduserende tiltak pågår? Skal det være et midlertidig brudd i forholdet mens dere følger opp risikoreduserende tiltak? Eller er konsekvensene så alvorlige at forholdet skal avsluttes?

Det å avslutte et kontraktsforhold med en leverandør bør anses som en siste utvei etter mislykkede forsøk på forebygging og begrensning. Det å stanse aktiviteter eller avslutte kontraktsforhold permanent bør forbeholdes situasjoner hvor skaden ikke kan rettes opp eller hvor det ikke er rimelig å forvente endring. Stans i aktiviteter kan også begrunnes med at den som forårsaker skaden ikke tar umiddelbare skritt for å forebygge eller begrense skaden.

Om dere vurderer stans i aktivitet eller å bryte relasjon til en leverandør som eneste utvei, må dere vurdere hvilke sosiale og økonomiske konsekvenser det å avslutte forholdet kan ha for menneskene som blir berørt. Dere bør også finne tiltak som gjør at prosessen blir gjennomført på en god og ansvarlig måte.

Hvis dere skal avslutte et forretningsforhold bør dere, der det er mulig, gi tilstrekkelig varsel om at forholdet avsluttes. Dere bør forklare for forretningspartner hvilke tiltak som iverksettes før kontakten avsluttes. Dere bør også gi detaljert informasjon om hvorfor kontakten avsluttes til både ledelsen og fagforeningen der det finnes. Det er også viktig å forholde seg til nasjonale og internasjonale arbeidslivsstandarder og vilkårene for kollektive forhandlinger.

Samarbeid med partner

Redegjør for samarbeidet dere har tatt initiativ til ovenfor forretningspartner hvor faktiske eller potensielle negative konsekvenser for menneskerettigheter og anstendig arbeidsforhold finner sted.

Systemiske problemstillinger

Systemiske problemstillinger skyldes problemer i det overordnede system eller struktur, og ikke en isolert faktor. Systemisk risiko kan oppstå på grunn av styringssvikt, eller fordi myndighetene ikke håndhever lover og beskytter menneskerettigheter. Systemiske problemstillinger øker risikoen for negativ konsekvenser i deres egen virksomhet eller leverandørkjede, men oppstår som følge av grunnleggende problemer utenfor deres umiddelbare kontroll.

Eksempler på dette er dårlig tilgang til utdanning og høy grad av fattigdom. Dette kan øke risikoen for barnearbeid, korrupsjon, systematisk diskriminering av minoritetsgrupper og utbredt trakassering og misbruk av kvinner og jenter i samfunnet.

Hvis virksomheten deres velger å operere i en kontekst der det er systemisk risiko, vil dette øke forventningene til hvilke aktsomhetsvurderinger dere må gjennomføre.

Dersom dere kjenner til utfordringer med systemisk risiko, kan dere for eksempel:

• samarbeide på tvers av bransjer. Dette kan gjøre avbøtende tiltak mer effektive, og sørge for at problemet ikke blir bare dyttet fra en bransje til en annen.
• engasjere lokale eller nasjonale myndigheter og oppmuntre til endring, for eksempel gjennom bedre håndheving av lover og reguleringer eller tilrettelegging for ansvarlig næringsliv. Dette kan dere gjøre gjennom åpne brev til myndighetene, engasjement gjennom flerpartsinitiativ, dialogdeltakelse, osv.
• identifisere eksisterende, effektive tiltak for å lære mer om hvordan dere kan forebygge og redusere systemiske problemstillinger.

Det kan ta lang tid før dere oppnår resultater i dette arbeidet, men dere bør likevel iverksette tiltak for å håndtere systemisk risiko. Dersom virksomheten opererer i en kontekst der systemiske problemstillinger fører til negative konsekvenser, bør dere være forberedt på å være åpne om hvorfor dere velger å bli, og om dere er i stand til å fortsette operere forsvarlig mens dere gjennomfører nødvendige tiltak. I mange tilfeller vil det være nødvendig med økt innsats for å overvåke og forhindre negative konsekvenser mens dere samtidig forsøker å adressere de systemiske problemstillingene.

Lave lønninger i globale leverandørkjeder er ett eksempel på et slikt komplekst og sammensatt problem.

Utfordringer med gjennomføring av tiltak

Lite innflytelse

OECDs retningslinjer for flernasjonale selskap (s.16) anerkjenner at «det finnes praktiske begrensninger for selskapers muligheter til å få i stand endringer i atferden til leverandørene sine».

Virksomheter kan imidlertid øve innflytelse på leverandører gjennom kontraktsmessige ordninger som for eksempel prekvalifiseringskrav for potensielle leverandører eller lisens- eller franchiseavtaler.

Uansett innflytelse har dere et ansvar for å utføre aktsomhetsvurdering, og faktisk bruke den innflytelsen dere måtte ha. Det er viktig å prøve å styrke egen påvirkningsmulighet/ innflytelse der det er mulig. Bygg forventninger til ansvarlig næringsliv og aktsomhetsvurderinger inn i kommersielle kontrakter. Prioriter samarbeid med ansvarlige partnere. Koble forretningsinsentiver som langsiktige kontakter og fremtidige bestillinger til resultater i arbeidet med ansvarlig næringsliv.

Hvis dere ikke kan øke påvirkningskraften, bør dere gå sammen med andre og kommunisere felles forventninger.

Dere bør støtte leverandører og forretningspartnere i arbeidet med forebygging og redusering av skade når det er mulig. Dere kan for eksempel gi faglig veiledning og opplæring, og tilrettelegge for å delta i bransje- eller regionale initiativer som forebygger skade.

Manglende kontraktsforhold

I noen tilfeller kan operasjonelle eller kontraktsmessige forhold gjøre det krevende å iverksette tiltak mot identifiserte negative konsekvenser. Det kan for eksempel være fordi dere ikke har noe kontraktsforhold til en underleverandør som har forårsaket skaden.  I slike tilfeller må tiltaksplanen inneholde en plan for hvordan dere over tid kan medvirke til endring eller gjennomføre egnede tiltak. Dere kan også bruke deres innflytelse over leverandører og forretningspartnere dere har et kontraktsforhold til, og avtale at de skal kun bruke forhåndskvalifiserte underleverandører.  

Bundet til leverandøren

Når virksomheten er bundet av en kontrakt med faste betingelser, kan det være vanskelig å gjennomføre tiltak. Det kan også være vanskelig å iverksette tiltak når leverandøren som forårsaker skaden er avgjørende for virksomheten deres. Lag en handlingsplan for hvordan slike forretningsforhold skal følges opp. Dersom et slikt forhold endres, bør dere revurdere beslutningen om å fortsette forretningsforholdet.

Det er lurt å rapportere på disse forholdene og forklare beslutningen om å ikke avslutte forretningsforholdet, hvordan dette stemmer overens med deres retningslinjer, hvilke tiltak som er satt i gang for å bruke det innflytelse dere har, og hvordan dere vil fortsette å følge opp forretningsforholdet i fremtiden.