Trinn 5: Kommuniser med berørte interessenter
I dette trinnet skal virksomheten kommunisere til berørte interessenter hvordan dere har håndtert negative konsekvenser.
Trinn 3 tok for seg hvilke tiltak virksomhetene kan iverksette for å håndtere negative konsekvenser for menneskerettigheter og arbeidsforhold. I trinn 4 så vi nærmere på hvordan dere kan følge med på disse tiltakene for å forbedre prosessene i fremtiden. Denne håndteringen, både tiltak og resultatene av dem, skal kommuniseres til berørte interessenter og rettighetshavere.
Åpenhetsloven krever at virksomhetene skal:
«kommunisere med berørte interessenter og rettighetshavere om hvordan negative konsekvenser er håndtert etter bokstav c og d»
Det er verdt å merke seg at Trinn 5 i aktsomhetshjulet til OECD omfatter bredere ekstern kommunikasjon enn det åpenhetsloven krever.
OECDs trinn 5 omfatter både kommunikasjon med allmennheten óg berørte parter. Åpenhetslovens § 4 krever kommunikasjon kun med berørte interessenter og rettighetshavere.
I åpenhetslovens § 5 stilles det egne minimumskrav til hva slags informasjon som skal offentliggjøres for allmennheten i form av en årlig redegjørelse.
Du kan lese mer om den årlige redegjørelsen på denne siden.
Hvordan kommunisere med ulike målgrupper?
For å vite hvordan dere bør kommunisere med ulike interessenter, må dere først identifisere de aktuelle målgruppene. Dette er det sannsynlig at dere har jobbet med i tidligere trinn.
Det kan for eksempel være slik at virksomheten din har funnet ut at egne ansatte, arbeidstakere i leverandørkjeden eller innbyggere i lokalsamfunn har blitt negativt påvirket av aktivitetene deres.
Når dere har identifisert de aktuelle målgruppene, må dere gi disse gruppene informasjon om de negative konsekvensene som angår dem, og om hvilke tiltak dere har iverksatt.
Dere må kommunisere med de ulike målgruppene på en forståelig måte, i rett format, og til passende tid og sted. Dette kan for eksempel skje gjennom møter, nettbasert dialog, konsultasjoner, eller en passende tredjepart.
Nyttige spørsmål
Når dere skal finne den beste kommunikasjonsmetoden til en spesifikk målgruppe, kan det være lurt å ta utgangspunkt i spørsmålene nedenfor.
Er informasjonen tilgjengelig for målgruppen?
I kommunikasjon må man blant annet ta hensyn til mottakerens kultur, språk, leseferdighet, sted, tidssone og kunnskapsnivå.
Det kan for eksempel være slik at personer med nedsatt helsetilstand har begrenset mulighet til å reise. Da kan det hende dere må reise til et sted som passer for målgruppen når det passer dem. Det kan også være nødvendig å kommunisere på flere måter eller språk for å treffe alle de aktuelle interessentene.
Hva kan hindre at sårbare grupper får tilgang til informasjon?
Det vil ofte være slik at de mest sårbare interessentene – som etniske minoriteter eller kvinner –blir mest berørt av virksomhetens aktiviteter. De kan derfor trenge ekstra oppmerksomhet i interessentdialogen. Det kan for eksempel være nødvendig å holde separate møter for å sikre at sårbare grupper blir inkludert.
Er det personverns- eller sikkerhetsutfordringer?
Informasjon må ikke bli delt på en måte som er i strid med personvernhensyn eller som utgjør en risiko for berørte interessenter. Det er viktig å passe på at informasjonsdeling ikke fører til at berørte interessenter blir utsatt for hevnaksjoner eller represalier.
Hva er interessentene og rettighetshavernes preferanser?
Virksomheten må ta hensyn til hva målgruppen selv synes er viktig og nyttig når det gjelder informasjon og metoder for informasjonsdeling.
Aktsomhetsvurderinger i seks trinn:
Trinn 1: Forankre ansvarlighet
Trinn 2: Kartlegg negative konsekvenser
Trinn 5: Kommuniser med berørte interessenter