Behandling av informasjonskrav

Publisert:
Oppdatert:

«Åpenhetsloven skal fremme virksomheters respekt for grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold i forbindelse med produksjon av varer og levering av tjenester, og sikre allmennheten tilgang til informasjon om hvordan virksomheter håndterer negative konsekvenser for grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold.» Kilde: Åpenhetsloven § 1.

Hva er et informasjonskrav?

Alle som ønsker informasjon kan ta skriftlig kontakt med virksomheter som er omfattet av loven og be om informasjon om hvordan virksomhetene håndterer faktiske og potensielle negative konsekvenser for grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold.

Virksomhetene må svare på slike informasjonskrav skriftlig, innen rimelig tid og senest innen tre uker.

Veiledningen under er hovedsakelig ment for virksomheter som er omfattet av loven og som plikter å svare ut informasjonskrav. 

Hvem kan sende informasjonskrav?

Enhver har ved skriftlig forespørsel rett på informasjon fra en virksomhet. Enhver betyr alle, så hvem som helst kan sende et slikt informasjonskrav. Det kan for eksempel være en privatperson, fagforening, arbeidstaker, organisasjon, stiftelse, journalist, andre virksomheter, et offentlig forvaltningsorgan eller andre.

Det er ikke krav om at den som ber om informasjon er norsk eller har tilknytning til Norge. Det er heller ikke noe krav om at den som sender inn et informasjonskrav må begrunne kravet, og en virksomhet kan ikke avslå et informasjonskrav på bakgrunn av hvem som har framsatt kravet eller deres motiver for et slikt krav. Virksomhetene må også besvare informasjonskrav som er framsatt anonymt.

Hvordan skal virksomhetene motta informasjonskrav?

Virksomhetene må ta imot alle skriftlige forespørsler om informasjon, uavhengig av på hvilken måte disse sendes til virksomheten. Mange virksomheter velger for eksempel å ha egne e-postadresser eller skjemaer for spørsmål om åpenhetsloven på sine nettsider. Virksomheten plikter også å ta i mot brev som sendes til deres adresse, eller som leveres fysisk ved et utsalgssted eller kontor.

Utover kravet om skriftlighet, er det ikke regulert i loven hvordan et informasjonskrav skal utformes eller fremsettes. Det er tilstrekkelig at det fremsettes en henvendelse eller spørsmål til virksomheten, og at dette fremsettes skriftlig. Det er en lav terskel for hva som anses som et informasjonskrav etter åpenhetsloven.

Hvilke frister gjelder for behandling av informasjonskrav?

Virksomhetene skal svare på informasjonskrav innen rimelig tid, og senest tre uker etter at det ble mottatt. Se åpenhetsloven § 7.

Dersom mengden eller typen informasjon som etterspørres gjør det uforholdsmessig byrdefullt å besvare informasjonskravet innen tre uker, kan virksomhetene unntaksvis forlenge fristen inntil to måneder. I slike tilfeller må virksomheten orientere informasjonssøkeren om at den ikke vil kunne gi svar innen tre uker, hvorfor man ikke overholder fristen, og når informasjonssøkeren kan forvente svar. Forlenget frist kan for eksempel være aktuelt når det er snakk om større mengder med informasjon som skal utleveres eller sammenstilles, eller hvor det å besvare informasjonskravet krever tid og arbeid av virksomheten utover det som vil være normalt ved informasjonskrav.

Virksomheten bør gå i dialog med informasjonssøker dersom det anses som nødvendig for å tydeliggjøre eller konkretisere spørsmålet som stilles.

Informasjonssøker kan stille oppfølgingsspørsmål, og det må vurderes konkret om dette anses som et nytt informasjonskrav med tilhørende ny svarfrist.

Hva må virksomheten svare på?

Allmennhetens rett på informasjon omfatter både generell informasjon om hvordan virksomheten håndterer negative konsekvenser for grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold, og spesifikk informasjon knyttet til særskilte varer og tjenester.

Virksomhetene må svare skriftlig, dekkende og forståelig på hvordan de håndterer negative konsekvenser.

Aktsomhetsvurderingene virksomhetene utfører vil være utgangspunktet for svaret på informasjonskrav. Svaret på informasjonskravet må derfor ses i lys av to prinsipper som er førende for aktsomhetsvurderinger: prinsippet om risikobasert tilnærming og forholdsmessighetsprinsippet.

Risikobasert tilnærming

Prinsippet om risikobasert tilnærming innebærer at arbeidet en virksomhet iverksetter i aktsomhetsvurderingen, bør samsvare med alvorlighetsgraden og sannsynligheten til den negative påvirkningen. Når sannsynligheten og alvorlighetsgraden er høy, vil det kreve mer omfattende aktsomhetsvurderinger.

Dette vil styre hvilke områder virksomheten vil ha mer eller mindre dekkende informasjon om.

Forholdsmessighet

Forholdsmessighetsprinsippet tilsier at hva som forventes av virksomhetene er avhengig av blant annet virksomhetens størrelse, art og konteksten virksomheten jobber i.

Dette betyr blant annet at større virksomheter kan måtte bruker mer ressurser enn mindre virksomheter på å utføre aktsomhetsvurderinger og besvare informasjonskrav. Arbeidsbyrden til virksomheten må også veies mot hensynet til allmennhetens behov for informasjon, blant annet for å kunne etterprøve virksomhetene.

Hva innebærer det at et svar skal være dekkende?

Åpenhetsloven krever at svaret på et informasjonskrav skal være dekkende for spørsmålet som stilles, med utgangspunkt i hvordan virksomheten håndterer negative konsekvenser for grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold.

Hvor detaljerte faktaopplysninger en virksomhet må oppgi avhenger av det konkrete informasjonskravet og en vurdering av hva som kreves for å svare dekkende på dette. Det er viktig at virksomhetene gir mest mulig presise opplysninger, slik at allmennheten blir i stand til å ta informerte valg og etterprøve deres aktsomhetsvurderinger.

I noen tilfeller vil man kunne henvise informasjonssøkeren til offentlig tilgjengelig informasjon – inkludert egen redegjørelse for aktsomhetsvurderinger – dersom dette gir et dekkende og forståelig svar på spørsmålet som ble stilt. For at et svar på informasjonskrav skal være dekkende, kan det likevel være nødvendig med flere opplysninger enn hva som forventes av redegjørelsesplikten etter åpenhetsloven § 5.

Må virksomheten oppgi produksjonssted?

Virksomhetene plikter ikke å oppgi produksjonssted når den besvarer informasjonskrav.

Dette inkluderer navn eller adresse for fabrikken eller anlegget hvor størstedelen av varen, altså sluttproduktet, er satt sammen. Virksomhetene plikter heller ikke å gi andre opplysninger som tilsvarende identifiserer produksjonsstedet.

Et eksempel på dette kan være å oppgi navn på en by hvor det kun finnes én fabrikk i den aktuelle bransjen. For å kunne svare dekkende på et informasjonskrav om hvordan man håndterer negative konsekvenser tilknyttet produksjon eller et produksjonssted, kan det likevel være nødvendig å inkludere enkelte faktaopplysninger tilknyttet produksjonssted. Dette kan for eksempel være hvor i verden produksjonen finner sted.

Hvor presise geografiske opplysninger informasjonssøkeren har rett på, må vurderes konkret i hvert tilfelle. Relevante momenter i en slik vurdering vil være hva som kreves for å svare dekkende på det aktuelle informasjonskravet, hensynet til etterprøvbarhet, og prinsippene om risikobasert tilnærming og forholdsmessighet.

Det skal være mulig å gi dekkende og riktig informasjon om menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold knyttet til produksjon uten at produksjonsstedet oppgis.

Må virksomheten oppgi informasjon om leverandører?

Virksomhetene har ikke en generell plikt til å navngi leverandører eller utgi leverandørlister når informasjonssøkere ber om det. De har plikt til å svare på det aktuelle informasjonskravet, med utgangspunkt i hvordan virksomheten håndterer negative konsekvenser. Konkrete navn og lister er ikke alltid nødvendig for å besvare dette.

I enkelte tilfeller kan det imidlertid være nødvendig å navngi konkrete leverandører for å svare dekkende på informasjonskravet, med mindre det faller innenfor unntakene for produksjonssted, forretningshemmeligheter eller øvrige avslagsgrunner.

Dette må vurderes i hvert enkelt tilfelle, basert på blant annet:

Må virksomhetene undersøke forhold utover arbeidet de har gjort med aktsomhetsvurderinger?

Virksomheten vil som regel kunne gi en informasjonssøker generelle opplysninger om eget arbeid med aktsomhetsvurderinger uten å foreta ytterligere undersøkelser utover de utførte aktsomhetsvurderingene. Mer spesifikke informasjonskrav, f.eks. om særskilte varer og tjenester, kan det hende virksomheten ikke allerede besitter nok kunnskap om for å kunne svare dekkende på. Virksomhetene må da vurdere om og i hvilken grad de må utføre ytterligere undersøkelser for å svare dekkende på informasjonskravet.

Hvorvidt en virksomhet må gjøre ytterligere undersøkelser utover allerede utførte aktsomhetsvurderinger, vil variere avhengig av om virksomheten har kartlagt den aktuelle negative konsekvensen som informasjonskravet dreier seg om – og videre om hvordan forholdet har blitt kategorisert i aktsomhetsvurderingene, eksempelvis som høy, middels eller lav risiko.

Forhold virksomheten har kartlagt

Virksomheten vil som utgangspunkt ha tilstrekkelig med informasjon til å kunne svare dekkende på hvordan den har håndtert negative konsekvenser som virksomheten har kartlagt og kategorisert som  høyere risiko i sine aktsomhetsvurderinger. Jo mer alvorlig og sannsynlig den aktuelle negative konsekvensen er, jo mer informasjon vil virksomheten antagelig ha om forholdet. Virksomheten kan likevel måtte foreta ytterligere undersøkelser dersom det er nødvendig for å svare dekkende på spørsmål om hvordan den har håndtert forholdet.

For negative konsekvenser som virksomheten har kartlagt og kategorisert som lavere risiko, vil det være anledning til å vise og begrunne hvordan man har vurdert og (ned)prioritert forholdet i sin aktsomhetsvurderinger.

Forhold virksomheten ikke har kartlagt

Virksomhetene må som hovedregel gjøre ytterligere undersøkelser dersom de mottar informasjonskrav om forhold som ikke er kartlagt. Dette gjelder både faktiske og potensielle negative konsekvenser.

Det finnes visse unntak fra dette utgangspunktet, for eksempel dersom kravet er åpenbart urimelig fordi det vil kreve uforholdsmessige ressurser å besvare spørsmålet. Når det gjelder tilfeller hvor det er ressurskrevende å finne svar på spørsmålet, minner vi om at dette må sees i sammenheng med adgangen til å forlenge svarfristen inntil to måneder.

Dersom et informasjonskrav gjør virksomheten oppmerksom på en ukjent negativ konsekvens, kan dette utløse behov for ny kartlegging og prioritering etter § 4 i åpenhetsloven. Virksomhetene må utføre aktsomhetsvurderinger som en kontinuerlig prosess. Se øvrige punkter for mer informasjon om frister for å behandle informasjonskrav, når det kan være grunnlag for utsatt svarfrist, og når virksomheten kan avslå et informasjonskrav.

Kan virksomheten henvise til andre virksomheter når den skal besvare informasjonskrav?

Det er virksomheten som mottar informasjonskravet som har plikt til å besvare dette på en dekkende måte, med utgangspunkt i hvordan den selv håndterer negative konsekvenser for menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold. Slike spørsmål besvares som hovedregel best av virksomheten selv.

I visse tilfeller er det likevel mulig for virksomheten som mottar informasjonskravet å henvise informasjonssøkeren til andre virksomheter – for eksempel importører, grossister eller leverandører – for å besvare informasjonskrav på en bedre måte. Når virksomhetene vurderer å henvise videre vil det være relevant å vurdere blant annet:

Selv om en virksomhet henviser informasjonssøkeren videre, beholder virksomheten som mottok informasjonskravet ansvaret for å sørge for at det gis et dekkende svar.

Dersom informasjonssøkeren ikke får et dekkende svar fra virksomhetene de er henvist til, må virksomheten som har mottatt informasjonskravet eventuelt gjøre egne undersøkelser. Dersom virksomheten ønsker å henvise informasjonssøkeren til en virksomhet som ikke selv er direkte omfattet av åpenhetsloven, og dermed ikke har plikt til å besvare informasjonskrav etter åpenhetsloven, bør virksomheten selv stå for dialogen med den aktuelle virksomheten for å sørge for at informasjonssøkeren får et dekkende svar.

Det er også mulig for datterselskap å henvise til morselskapet for å besvare enkelte spørsmål, i tillegg til at man i visse tilfeller kan henvise til offentlig tilgjengelig informasjon når denne informasjonen er tilstrekkende forståelig og dekkende for informasjonskravet.

Hvilket språk skal et informasjonskrav besvares på?

Hovedregelen er at virksomhetene skal svare ut informasjonskrav på norsk, men de står fritt til å besvare informasjonskravet på det språket de har mottatt det på dersom virksomheten har mulighet til dette.

Dersom informasjonskravet er skrevet på et annet språk enn norsk, for eksempel engelsk, vil et svar på engelsk være mer forståelig for informasjonssøkeren.

Åpenhetsloven har likevel ikke noe krav om at virksomhetene må svare på andre språk enn norsk. Forbrukertilsynet legger derfor til grunn at virksomhetene har rett til å svare på norsk selv om spørsmålsstilleren har benyttet et annet språk.

Når kan virksomheten avslå et informasjonskrav?

Virksomhetene må i utgangspunktet svare på alle spørsmål de får, med utgangspunkt i hvordan de håndterer negative konsekvenser for grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold.

Dersom virksomheten avslår et informasjonskrav, må de informere om det rettslige grunnlaget for avslaget. Virksomheten må også orientere om adgangen til og fristen for å kreve nærmere begrunnelse for avslaget, samt at Forbrukertilsynet er tilsyns- og veiledningsorgan. Dersom informasjonssøkeren ber om en slik begrunnelse innen tre uker fra avslaget ble mottatt, må virksomheten gi skriftlig begrunnelse snarest mulig og senest tre uker etter at kravet om nærmere begrunnelse ble mottatt.

Det legges til grunn at vernet mot selvinkriminering ikke er til hinder for at virksomheten utgir informasjon om brudd på grunnleggende menneskerettigheter ved besvarelse av informasjonskrav. Vernet mot selvinkriminering handler om virksomhetens rett til å ikke bli tvunget til å medvirke til egen domfellelse. Plikten til å svare på informasjonskrav knytter seg ikke til en pågående etterforskning eller tilsynssak, men til å svare på informasjonskrav og på den måten sikre allmennheten tilgang på informasjon.

Generelt har ikke virksomhetene plikt til å gi ut informasjon som er gradert etter sikkerhetsloven eller beskyttet av åndsverkloven. Virksomhetene kan kun avslå informasjonskrav i disse tilfellene:

Informasjonskravet gir ikke godt nok grunnlag for å identifisere hva det gjelder

Virksomhetene kan avslå informasjonskrav som er uforståelige.

Informasjonskravet må være formulert slik at det er mulig å forstå hvilke forhold det stilles spørsmål om. Dette er en snever unntaksbestemmelse. Virksomheter kan for eksempel ikke avslå et informasjonskrav fordi en privatperson ikke har formulert seg like tydelig som en journalist eller en annen profesjonell aktør.

Dersom kravet er uklart formulert, bør virksomhetene gå i dialog med informasjonssøkeren før man eventuelt avslår informasjonskravet.

Informasjonskravet er åpenbart urimelig

Virksomhetene kan avslå informasjonskrav som er åpenbart urimelige. Dette avslagsgrunnlaget er også et snevert unntak fra retten til informasjon. Unntaket gjelder hovedsakelig sjikanøse krav eller krav som rammer virksomheten på en utilbørlig måte.

For å vurdere om et krav er utilbørlig må man veie offentlighetens interesse for innsyn, mot arbeidsbyrden for virksomheten der å besvare informasjonskravet vil medføre svært store økonomiske og administrative byrder.

I de fleste tilfeller vil en virksomhet kunne svare på hele, eller i det minste deler av, et informasjonskrav uten at det anses som utilbørlig.

Vi minner om at virksomhetene kan forlenge svarfristen inntil to måneder dersom mengden eller typen informasjon gjør det uforholdsmessig byrdefullt å besvare informasjonskravet innen tre uker. Informasjonssøkeren må i så fall få beskjed om utsettelsen, grunnene til forlengelsen av fristen, og når informasjonen kan ventes.

Informasjon om personlige forhold

Denne bestemmelsen skal forstås likt som tilsvarende bestemmelse i forvaltningslovens § 13.

Personlige forhold vil si opplysninger om en person som det er vanlig å ville holde for seg selv, for eksempel egenskaper, politisk ståsted, seksuell legning, genetiske eller andre sensitive biometriske forhold, helsetilstand og livssyn. Taushetsplikten gjelder ikke opplysninger om fødselsnummer, statsborgerskap, bosted, sivilstand, yrke, arbeidsgiver eller arbeidssted.

Dersom informasjonssøkeren ber om informasjon som inneholder opplysninger om noens personlige forhold, må virksomhetene tilpasse svaret på informasjonskravet for å unngå å oppgi slike opplysninger. Dersom det ikke er mulig å tilpasse informasjonen på denne måten, kan kravet avslås.

Forretningshemmeligheter

Denne bestemmelsen skal forstås likt som tilsvarende bestemmelse i forvaltningslovens § 13.

Forretningshemmeligheter kan være opplysninger om tekniske innretninger og fremgangsmåter, eller andre drifts- og forretningsforhold, som av konkurransemessig betydning må hemmeligholdes. Dette omfatter opplysninger som direkte gjelder utøving av næringsvirksomheten, som for eksempel informasjon om produksjonsmetoder, produkt, kontraktsvilkår, markedsføringsstrategier, analyser, prognoser eller strategier knyttet til virksomheten.

Det må være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde opplysningene. Det vil si at det må kunne føre til økonomisk tap eller redusert gevinst for virksomheten dersom opplysningene blir kjent, enten direkte eller ved at konkurrenter kan utnytte opplysningene.

På samme måte som for opplysninger om noens personlige forhold, må virksomhetene tilpasse informasjonen slik at man svarer ut informasjonskravet samtidig som man unngår å oppgi slike drifts- og forretningsforhold. Dersom dette er ikke mulig, kan virksomheten avslå informasjonskravet.

Hva må virksomheten gjøre hvis dere er kjent med faktiske menneskerettsbrudd?

Dersom virksomheten er kjent med faktiske negative konsekvenser for grunnleggende menneskerettigheter, gjelder retten til informasjon uavhengig av unntakene over.

Det vil som regel være mulig å formidle informasjonen på en god måte uten å røpe forretningshemmeligheter eller andre taushetsbelagte forhold. Se åpenhetsloven § 6 tredje ledd.

En informasjonssøker kan i sitt informasjonskrav vise til faktiske negative konsekvenser for grunnleggende menneskerettigheter som er avdekket av informasjonssøker eller tredjeparter, og stille spørsmål om disse. Virksomheten anses som kjent med konsekvensen også når den blir gjort kjent med forholdet ved et informasjonskrav.

Dersom virksomheten ikke allerede har kartlagt det aktuelle forholdet i sine aktsomhetvurderinger, kan dere måtte utføre undersøkelser for å besvare informasjonskravet. Se mer om dette under punktet «Har virksomheten plikt til å undersøke forhold utover arbeidet de har gjort med aktsomhetsvurderinger?»

Med «faktisk negativ konsekvens» menes et forhold som har materialisert seg. En «potensiell negativ konsekvens» er et forhold som enda ikke har materialisert seg, men som utgjør en risiko. Hensynet til åpenhet om faktiske negative konsekvenser for menneskerettigheter veier tyngre enn virksomhetenes generelle interesse i å hemmeligholde slik informasjon.

Bestemmelsen skal forstås restriktivt, slik at en tilsidesettelse av taushetsplikt er reservert for spesielle tilfeller.

Kan Forbrukertilsynet kreve informasjon fra virksomheter?

Enhver har plikt til å gi Forbrukertilsynet og Markedsrådet de opplysningene disse myndighetene krever for å kunne utføre sine gjøremål etter åpenhetsloven.

Opplysningene kan kreves gitt skriftlig eller muntlig, innen en fastsatt frist. Denne plikten gjelder uavhengig av taushetsplikt, med visse unntak etter straffeprosessloven.

Hvilke sanksjonsmuligheter har Forbrukertilsynet dersom virksomheten ikke besvarer informasjonskrav?

Forbrukertilsynets primære arbeidsmetode er veiledning og dialog med virksomhetene. Det innebærer at vi i Forbrukertilsynet vil forsøke å få virksomheten til å endre praksis som ikke er i tråd med regelverket. Forbrukertilsynet vil likevel kunne sanksjonere omfattende og klare brudd på åpenhetsloven, for eksempel dersom virksomheter gjennomgående unngår å svare på informasjonskrav.

Forbrukertilsynet har hjemmel til å nedlegge forbud og gi påbud for å sikre at virksomhetene overholder informasjonsplikten i åpenhetsloven. Det går frem av åpenhetsloven § 12. Vedtak om forbud og påbud også kan innebære tvangsmulkt.

Forbrukertilsynet har i tillegg hjemmel til å sanksjonere brudd på informasjonsplikten med overtredelsesgebyr. Det går frem av åpenhetsloven § 14. Dette innebærer at overtredelsesgebyr kan være aktuelt ved brudd på plikten til å gi informasjon og ved brudd på fristene for å gi informasjon.