Redegjørelse

Innhold på denne siden:

Hva må redegjørelsen inneholde?
– Virksomheten
– Funn
– Tiltak
– Hva skal morselskaper redegjøre for?
– Hvilken periode skal det redegjøres for?
– Kan man henvise til andres redegjørelser?
– Hvilke opplysninger kan holdes utenfor redegjørelsen?

Hvilke formelle krav er det til redegjørelsen?
– Utforming
– Offentliggjøring
– Frist

Hvordan lage en redegjørelse for virksomheter i konsern?
– Hvilke selskaper i konsernet må offentliggjøre redegjørelse?
– Kan vi ha en felles redegjørelse for konsernet?

Hvordan lage en redegjørelse etter åpenhetsloven?

Alle virksomheter som har plikter etter åpenhetsloven må offentliggjøre en redegjørelse for aktsomhetsvurderingene de har gjort, innen 30. juni hvert år. Det er flere krav til hva redegjørelsen må inneholde og til hvordan den skal utformes. På denne siden kan du lese om reglene som gjelder for redegjørelsen.

En del av aktsomhetsvurderinger etter åpenhetsloven er å kommunisere om hvordan dere håndterer negative konsekvenser for menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold. Redegjørelsen er en naturlig forlengelse av dette og skal gi allmennheten innsikt i nøkkelfunnene dere har gjort og hvilke tiltak dere har iverksatt. Det er viktig å ha dette formålet i bakhodet når dere lager redegjørelsen.

Hva må redegjørelsen inneholde?

Det er tre krav til hva redegjørelsen minst må inneholde. Dere må passe på at redegjørelsen oppfyller alle disse kravene.

1. Redegjørelsen må inneholde en generell beskrivelse av virksomheten

Redegjørelsen må inneholde en generell beskrivelse av virksomhetens organisering, driftsområde, retningslinjer og rutiner for å håndtere negative konsekvenser for grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold.

Her er det relevant å skrive om:

• hvordan dere er organisert
• hva slags produkter og tjenester dere tilbyr
• hvilke markeder dere opererer i
• hvordan dere har forankret arbeidet med menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold i interne retningslinjer og rutiner
• varslingskanaler og klagemekanismer som skal bidra til å avdekke negative konsekvenser

Dette minstekravet henger sammen med trinn 1 i aktsomhetsvurderinger, hvor dere skal forankre ansvarlighet i retningslinjene deres.

2. Redegjørelsen må inneholde informasjon om negative konsekvenser som er funnet

Redegjørelsen må inneholde informasjon om hvilke faktiske negative konsekvenser og vesentlig risiko for negative konsekvenser dere har funnet i aktsomhetsvurderingene deres. Informasjon om funnene dere har gjort skal tas med i redegjørelsen for å gi allmenheten innblikk i risikokartleggingen deres og i de risikoområdene dere har fokusert på.

I aktsomhetsvurderingene skal dere kartlegge og vurdere negative konsekvenser for grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold som dere har forårsaket, bidratt til eller er direkte knyttet til gjennom leverandørkjeder eller forretningspartnere. I redegjørelsen er det derfor aktuelt å skrive om negativ påvirkning på mennesker som dere har funnet både i og utenfor deres egen virksomhet.

Her må dere, som et minimum, skrive om:

• faktiske negative konsekvenser dere har avdekket
• vesentlig risiko for negative konsekvenser dere har avdekket

Dere kan også skrive om:

• hvordan risikoområdene er prioritert
• kriteriene for prioritering

Når det gjelder hvilke negative konsekvenser dere har funnet, er kravet til innholdet i redegjørelsen mindre omfattende enn kravene til aktsomhetsvurderingene deres. I aktsomhetsvurderingene skal dere kartlegge faktiske- og potensielle negative konsekvenser (risiko), mens dere i redegjørelsen skal skrive om faktiske negative konsekvenser og «vesentlig» risiko. Dere står likevel fritt til å skrive om mer enn dette i redegjørelsen hvis dere ønsker.

Dette minstekravet henger sammen med trinn 2 i aktsomhetsvurderinger, hvor dere skal kartlegge og vurdere negative konsekvenser for menneskerettigheter og arbeidsforhold som dere på ulike måter er knyttet til.

3. Redegjørelsen må inneholde informasjon om tiltak og resultater

Redegjørelsen må inneholde informasjon om tiltak og resultatene av disse. Her skal dere vise hva dere har gjort eller planlegger å gjøre for å stanse faktiske negative konsekvenser og begrense vesentlig risiko for negative konsekvenser som dere har funnet.

Her må dere, som et minimum, skrive om:

• tiltak dere har iverksatt eller planlegger å iverksette
• oppnådde eller forventede resultater av disse tiltakene

Når dere skriver om resultater må dere beskrive hvordan tiltakene har bidratt til, eller forventes å bidra til, å redusere risiko eller rette opp faktiske negative konsekvenser dere har funnet.

Opplysninger om tiltak og resultater kan for eksempel være informasjon om:

• at dere har innført et nytt system for å motta og håndtere klager – som har gjort det lettere å motta varsler og krav om forbedring i virksomheten, sånn at dere fortere kan iverksette egnede tiltak for å forebygge eller stanse negative konsekvenser
• at dere har kjøpt inn nytt sikkerhetsutstyr og forbedret HMS-opplæringen av arbeidstakere – som dere forventer at vil føre til bedre sikkerhetsforhold og færre skader på arbeidsplassen  
• at dere har stanset en praksis som fører til diskriminering av kvinner – som har forbedret arbeidsforholdene til kvinner i virksomheten og leverandørkjeden
• at dere har inngått et bransjesamarbeid for å motvirke barnearbeid og tvangsarbeid i leverandørkjedene i bransjen – som dere forventer at vil styrke de individuelle tiltakene dere iverksetter og gjøre det lettere å stille krav til leverandører

Minstekravet om informasjon om tiltak og resultater henger sammen med trinn 3 i aktsomhetsvurderinger, hvor dere skal iverksette egnede tiltak for å stanse, forebygge eller begrense negative konsekvenser dere har funnet.

Må morselskaper redegjøre for aktsomhetsvurderinger av datterselskapene?

Et norsk morselskap som har plikter etter åpenhetsloven må lage en redegjørelse for aktsomhetsvurderinger av både morselskapet- og datterselskapenes aktiviteter. Dette gjelder uavhengig av hvor i verden datterselskapene er registrert og uavhengig av om datterselskapene selv har plikter etter åpenhetsloven eller ikke.

Årsaken til dette er at norske morselskaper har plikt til å utføre aktsomhetsvurderinger av både sin egen og datterselskapenes aktivitet. I disse tilfellene kan morselskapet henvise til datterselskapets redegjørelse.

Hvilken periode skal det redegjøres for?

Dere skal alltid redegjøre for aktsomhetsvurderingene som er utført i siste avsluttede regnskapsår før redegjørelsesfristen. Dette gjelder uavhengig av om dere har avvikende regnskapsår eller ikke. Åpenhetsloven følger her regnskapslovens system for årsberetning.

Dere bør opplyse om hvilken periode redegjørelsen dekker, for eksempel «Redegjørelsen gjelder perioden 1. januar til 31. desember 2023». 

Selv om dere hvert år skal rapportere for en bestemt periode kan redegjørelsen inneholde informasjon om forhold som har oppstått utenfor denne perioden hvis det er relevant. For eksempel i tilfeller hvor noen av tiltakene deres har gitt særlige resultater eller dere har vedtatt nye retningslinjer etter den aktuelle redegjørelsesperioden.

Kan man henvise til andres redegjørelser?

Dere kan henvise til andre virksomheters redegjørelse i redegjørelsen deres. Dette gjelder tilfeller hvor det er kartlagt risiko i den samme leverandørkjeden, og er aktuelt hvis dere har bygget på aktsomhetsvurderingene til en annen virksomhet. Det er for eksempel mulig å henvise til redegjørelsen til en leverandør, forretningspartner eller et mor- eller datterselskap.

Virksomheten dere henviser til trenger ikke å ha plikter etter åpenhetsloven. Det er deres ansvar å sørge for at informasjonen dere henviser til er av tilstrekkelig kvalitet. Redegjørelsen deres med henvisning må derfor oppfylle minstekravene og gi et dekkende bilde av aktsomhetsvurderingene dere har utført.

Hvis dere henviser til en annen virksomhets redegjørelse må det være klart hvor informasjonen det henvises til finnes. Dette kan gjøres ved å legge inn direktelenker eller ved å presist angi på hvilken nettside, samt hvor på nettsiden, informasjonen finnes. Dere bør i tillegg beskrive hvorfor den aktuelle informasjonen er dekkende for deres redegjørelse.

Hvilke opplysninger kan holdes utenfor redegjørelsen?

Dere må alltid oppfylle de tre minstekravene til redegjørelsens innhold. Det er egne regler i åpenhetsloven om hvilke opplysninger dere kan unnlate å ta med i redegjørelsen. Les mer om disse nedenfor.

Personlige forhold og forretningshemmeligheter

Opplysninger om:

1. noens personlige forhold, og
2. tekniske innretninger og fremgangsmåter eller andre drifts- eller forretningsforhold som det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde av hensyn til den opplysningene angår,

kan dere som hovedregel holde utenfor redegjørelsen. Adgangen til å unnta slike opplysninger skal tolkes i tråd med forvaltningsloven § 13 (Lovdata).

Opplysninger om noens personlige forhold eller forretningshemmeligheter må likevel inntas i redegjørelsen hvis det er snakk om informasjon om faktiske negative konsekvenser som dere er kjent med. I åpenhetsloven veier hensynet til åpenhet om negative konsekvenser for menneskerettigheter tyngre enn virksomheters interesse av å hemmeligholde slik informasjon. Denne regelen skal likevel forstås restriktivt og er reservert for spesielle tilfeller.

Sikkerhetsloven og åndsverkloven

Informasjon som er gradert etter sikkerhetsloven eller beskyttet etter åndsverkloven kan holdes utenfor redegjørelsen.

Hvilke formelle krav er det til redegjørelsen?

Det er flere krav til hvordan redegjørelsen skal utformes, hvor den skal offentliggjøres og frister for når den skal oppdateres. Dere må passe på at dere oppfyller alle disse kravene.

1. Utforming

Format

Redegjørelsen skal være et signert dokument, og det er dette dokumentet som skal offentliggjøres på nettsiden deres. En nettsidetekst, kopi av «Code of Conduct», retningslinjer eller lignende oppfyller derfor ikke kravene til en redegjørelse etter åpenhetsloven.

Dere kan imidlertid offentliggjøre redegjørelsen som en nettsidetekst, i tillegg til å offentliggjøre en signert versjon.

Hvis dere har plikt til å utarbeide årsberetning etter regnskapsloven, kan dere innta redegjørelsen etter åpenhetsloven i denne. Dette er frivillig.

Det er også mulig å innta redegjørelsen etter åpenhetsloven i en generell bærekraftsrapport. Hvis dere velger å gjøre dette må dere sørge for at det er klart hvilke deler av rapporten som angår åpenhetsloven og at det er lett å finne frem til disse. Redegjørelsen må fortsatt oppfylle alle krav til innhold og de formelle kravene. Dette betyr at hvis redegjørelsen deres er en del av en bærekraftsrapport så må denne blant annet være signert av riktige personer.

Signatur

Redegjørelsen skal underskrives for å forankre arbeidet i virksomhetens ledelse og ansvarliggjøre styret. Det er den signerte redegjørelsen som skal offentliggjøres.

Redegjørelsen skal underskrives i tråd med regnskapsloven § 3-5 (Lovdata) om undertegning av årsregnskap og årsberetning. Hvem som skal underskrive redegjørelsen avhenger av organisasjonsformen deres. Som regel vil det være styret og daglig leder som må underskrive.

Elektronisk signatur vil, på samme måte som for årsregnskap og årsberetning, være tilstrekkelig.

Redegjørelsen skal underskrives ved årlig oppdatering innen 30. juni, og ved oppdatering på grunn av endringer i risikovurderingene deres. Les mer om når redegjørelsen skal oppdateres her

2. Offentliggjøring

Lett tilgjengelig på nettsidene

Redegjørelsen skal offentliggjøres lett tilgjengelig på nettsidene deres.

At redegjørelsen skal være «lett tilgjengelig» på nettsiden innebærer at den må være lett å finne fram til for enhver. Det må også være mulig å identifisere at dokumentet dere offentliggjør er en redegjørelse etter åpenhetsloven. Det er derfor lurt å bruke ordene «åpenhetsloven» og «redegjørelse» i teksten.

Dere må sørge for at redegjørelsen er lett tilgjengelig på nettsiden til enhver tid. Hvis dere for eksempel oppdaterer nettsidene er det derfor lurt å sjekke at redegjørelsen fortsatt ligger på et lett tilgjengelig sted og at lenker fungerer.

Det er god praksis å beholde tidligere offentliggjorte redegjørelser på nettsiden, slik at det er mulig å følge fremgangen i aktsomhetsvurderingene deres.

Dere skal ikke sende redegjørelsen til Forbrukertilsynet, den skal offentliggjøres lett tilgjengelig på nettsidene deres.

Henvisning i årsberetningen

I årsberetningen må dere opplyse om hvor redegjørelsen deres er offentlig tilgjengelig. Henvisningen skal gjøre det mulig for enhver å finne frem til redegjørelsen og må derfor være så presis som mulig.

Hvis dere må avlegge årsberetning før dere offentliggjør redegjørelsen som dekker den samme perioden, må dere opplyse om hvor den forrige offentliggjorte redegjørelsen er tilgjengelig. Dere kan også opplyse om hvor den kommende redegjørelsen vil bli gjort tilgjengelig.

Hvis dere skal offentliggjøre redegjørelse for første gang, og dere må avlegge årsberetning før redegjørelsen, kan dere opplyse om hvor redegjørelsen kommer til å bli gjort tilgjengelig.

3. Frist

Dere skal oppdatere og offentliggjøre redegjørelsen innen 30. juni hvert år, og ellers ved vesentlige endringer i risikovurderingene deres.

Fristen 30. juni er absolutt og gjelder derfor også hvis dere har avvikende regnskapsår. Hvis dere for eksempel har balansedag 31. mai 2024 må dere offentliggjøre redegjørelsen innen 30. juni 2024 (for perioden 1. juni 2023 til 31. mai 2024).

Hvordan lage en redegjørelse for virksomheter i konsern?

Hvilke selskaper i konsernet må offentliggjøre redegjørelse?

Alle selskaper som har plikter etter åpenhetsloven i et konsern, skal offentliggjøre en redegjørelse for aktsomhetsvurderingene sine innen 30. juni hvert år.

Flere selskaper i et konsern kan ha plikter etter åpenhetsloven samtidig. Hvert enkelt selskap som har plikter har selv ansvar for at det lages og offentliggjøres en redegjørelse for aktsomhetsvurderingene sine. Hvis både et morselskap og et datterselskap har plikter, vil likevel begge måtte offentliggjøre redegjørelse på nettsidene sine selv om de tilhører samme konsern. Selv om morselskapet har plikter vil datterselskapet altså ikke være fritatt fra sine plikter.

Når det gjelder innholdet i redegjørelsen skal det enkelte selskap i utgangspunktet redegjøre for aktsomhetsvurderingene som er gjort av dette selskapets aktiviteter. Norske morselskaper må imidlertid også redegjøre for aktsomhetsvurderingene som er gjort av aktiviteten til alle datterselskapene sine.

Kan vi ha en felles redegjørelse for konsernet?

Hvis flere selskaper i konsernet har plikter etter åpenhetsloven kan dere utarbeide en felles redegjørelse hvis dere ønsker.

Hvis dere lager en felles redegjørelse står dere fritt til å fordele ansvaret for arbeidet med redegjørelsen internt i konsernet. Alle krav til redegjørelsen må imidlertid være oppfylt for hvert enkelt selskap i konsernet som har plikter etter åpenhetsloven. Dette gjelder både formelle krav og krav til innhold. Det er derfor flere ting dere må være oppmerksomme på når dere lager en felles redegjørelse.

Innholdet i en felles redegjørelse

En felles redegjørelse må oppfylle kravene til innhold for alle selskap som er dekket av redegjørelsen.

For å sørge for at innholdskravene er oppfylt og at informasjonen er lett tilgjengelig, må det i en felles redegjørelse gis en oversikt over hvilke selskaper som har plikter etter åpenhetsloven i konsernet, og som er dekket av redegjørelsen. Det må også være tydelig hvilke deler av redegjørelsen som er knyttet til de ulike selskapenes spesifikke forhold og hvilke deler som er felles for alle selskapene i konsernet.

Videre må det være enkelt å finne frem til de delene av redegjørelsen som handler om de ulike selskapene i konsernet. Dette gjelder for alle opplysningene redegjørelsen må inneholde, herunder den generelle beskrivelsen, informasjon om funn av negative konsekvenser og om tiltak og resultater. Redegjørelsen skal gi et dekkende bilde av aktsomhetsvurderingene som er gjort av alle selskapene som inngår i redegjørelsen. Dere kan for eksempel strukturere redegjørelsen slik at dere har ulike kapitler for de enkelte selskapene redegjørelsen dekker.

Formelle krav til en felles redegjørelse

En felles redegjørelse må oppfylle alle de formelle kravene til redegjørelser etter åpenhetsloven.

Redegjørelsen må offentliggjøres lett tilgjengelig på nettsidene til hvert av selskapene som har plikter etter åpenhetsloven i konsernet, og som redegjørelsen dekker.

Hvis dere ikke har egne nettsider må redegjørelsen gjøres offentlig tilgjengelig på annen måte. Dere kan offentliggjøre redegjørelsen lett tilgjengelig på nettsiden til et annet selskap i konsernet. Det må da fremgå klart hvilke selskaper redegjørelsen gjelder for. Alternativt kan dere opprette en enkel nettside for offentliggjøring av redegjørelsen eller offentliggjøre den på andre digitale plattformer dere bruker. Redegjørelsen må alltid sendes til enhver som ber om å få lese den.

Alle selskaper som har plikter etter åpenhetsloven i konsernet, og som redegjørelsen dekker, må signere redegjørelsen. Hvis ett eller flere datterselskap har plikter etter loven, vil det derfor ikke være tilstrekkelig at kun morselskapet underskriver.